Nicht nur Rechnungen finden. Auch sehen, was noch fehlt.

Rechnungen organisieren mit ChatGPT: Wie kann ich meine Belege für die Buchhaltung vorbereiten?

Mit Rechnungs-Buddy Pro kannst du erreichbare Rechnungen in einem von dir gestarteten Ablauf suchen, Belegdaten in einer Übersicht sammeln und bereitgestellte Unterlagen mit Buchungen vergleichen. Der Buddy unterstützt beim Vergleich von dir bereitgestellter Buchungen und zugänglicher Belege. Zuordnungen können falsch oder unvollständig sein. Markierte offene oder unklare Positionen musst du selbst prüfen, bevor du sie für deine Buchhaltung verwendest. Welche Schritte möglich sind, hängt von den verfügbaren Funktionen, Verbindungen und Zugriffsrechten ab. So läuft es ab 1. Du verbindest dein eigenes Gmail-Konto mit ChatGPT Plus und stellst – sofern technisch möglich – einen zugänglichen Zielordner bereit. 2. Du fügst den Masterprompt ein und nennst Konto, Zeitraum und Ziel. 3. Du startest den Ablauf. Der Buddy sucht in den erreichbaren Quellen und bereitet Dateinamen oder Downloads vor, soweit die Funktionen dies erlauben. 4. Er kann relevante Belegdaten in einer strukturierten Tabelle erfassen. 5. Optional stellst du Buchungen als Vergleichsquelle bereit. Möglicherweise fehlende oder nicht eindeutig zugeordnete Belege können zur Prüfung markiert werden; eine vollständige oder zuverlässige Erkennung sämtlicher fehlender Rechnungen wird nicht versprochen. 6. Du kontrollierst alles, reichst Unterlagen bei Bedarf nach und startest den Abgleich erneut. Ein mögliches Beispiel Für August stellst du zwölf Buchungen und zehn Rechnungen bereit. Der Buddy kann versuchen, vorhandene Dokumente zuzuordnen und zwei offene Positionen zu markieren. Du prüfst die Zuordnung und entscheidest, bei welchen Anbietern du noch nachfassen musst. Das brauchst du • ChatGPT Plus • ein eigenes Gmail-Konto als Standardweg • die in deinem Konto verfügbaren Funktionen und Verbindungen • einen technisch zugänglichen Zielordner oder eine manuelle Ablage • auf Wunsch eine Tabelle oder bereitgestellte Bankbewegungen • deine abschließende Kontrolle Die Grenzen Andere Postfächer können nur über Weiterleitung oder manuell bereitgestellte Unterlagen einbezogen werden. Ein synchronisierter lokaler Ordner ist nicht automatisch zugänglich. Der Buddy arbeitet nicht unbeaufsichtigt im Hintergrund, sieht nur verbundene oder bereitgestellte Quellen und kann weder eine vollständige Belegsuche noch die zuverlässige Erkennung sämtlicher fehlender Rechnungen garantieren. Er kann auch nicht garantieren, dass Rechnungen heruntergeladen, richtig benannt oder abgelegt werden. Geschützte Portale lassen sich nicht immer nutzen. Er ersetzt keine Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Dein konkreter Nutzen Du erhältst eine klare Anleitung für einen wiederholbaren, von dir kontrollierten Monatsablauf und eine übersichtliche Arbeitsgrundlage. Das kann die Vorbereitung erleichtern, ohne dir die fachliche Prüfung oder Verantwortung abzunehmen.