KI im Business: Hilfe für wiederkehrende Aufgaben finden

Vielleicht suchst du jeden Monat Rechnungen in verschiedenen E-Mails zusammen. Vielleicht sitzt du vor deinem Blog und suchst verzweifelt nach einem Thema, das wirklich zu deiner Zielgruppe passt. Oder du bist genervt davon, Produktinformationen für deinen Shop immer wieder neu zusammenzutragen und einzupflegen.

Das sind Beispiele. Wahrscheinlich gibt es auch in deinem Arbeitsalltag eine Aufgabe, bei der du regelmäßig denkst: Das müsste doch einfacher gehen.

Genau dort beginnt KI im Business für mich: nicht mit einem möglichst leistungsfähigen Werkzeug, sondern mit einer konkreten Aufgabe. Wenn du weißt, was regelmäßig erledigt werden soll, welche Informationen dafür nötig sind und wie ein brauchbares Ergebnis aussieht, kannst du dir ChatGPT zunutze machen und einen Workflow aufbauen, den du verstehst und kontrollierst.

Beginne nicht mit dem Werkzeug, sondern mit der Aufgabe

Ich gehe lieber umgekehrt vor. Nimm zunächst eine konkrete Aufgabe, die dich regelmäßig Zeit, Aufmerksamkeit oder Nerven kostet. Beschreibe sie so, wie sie in deinem Alltag tatsächlich vorkommt.

Statt „Ich möchte KI für meine Buchhaltung nutzen“ könntest du beispielsweise sagen: „Ich möchte Rechnungen in meinem E-Mail-Postfach leichter finden und geordnet für meine Ablage vorbereiten.“ Wie ein solcher Anwendungsfall aussehen kann, zeige ich ausführlicher in meinem Beitrag über das Suchen und Vorbereiten von Rechnungen mit ChatGPT.

Aus „Ich brauche Hilfe beim Bloggen“ wird vielleicht: „Ich möchte passende Blogthemen sammeln und so ordnen, dass ich weiß, welchen Beitrag ich als Nächstes vorbereite.“ Wenn dein Blog ein wichtiger Teil deiner Sichtbarkeit werden soll, hilft dir außerdem ein klarer Blick auf dein Blog-Marketing und seine Rolle im Kundengewinnungsprozess.

Lege fest, welches Ergebnis du wirklich brauchst

Nach der Aufgabe kommt das Ergebnis. Was soll nach der Arbeit mit der KI konkret vorliegen? Das kann eine geordnete Übersicht, eine Liste mit Blogideen, eine vorbereitete Produktbeschreibung oder eine nachvollziehbare Arbeitsstruktur sein. Es muss nicht immer ein vollständig fertiges Ergebnis sein.

Gerade bei KI im Business ist es sinnvoll, zwischen Vorbereitung und endgültiger Entscheidung zu unterscheiden. ChatGPT kann Informationen strukturieren, Fragen stellen, Entwürfe erstellen und dich durch einen Ablauf führen. Ob die Informationen richtig sind, ob ein Text zu deinem Unternehmen passt oder ob eine Zuordnung sachlich stimmt, musst du weiterhin selbst beurteilen.

Welche Informationen sollen im Ergebnis enthalten sein?
In welcher Form brauchst du sie?
Was möchtest du anschließend damit tun?
Welche Punkte musst du selbst kontrollieren?

Drei Kriterien für eine passende KI-Hilfe

1. Der Aufgabenbereich ist klar begrenzt

Eine verständliche KI-Lösung sollte dir sagen, für welche Aufgabe sie entwickelt wurde. Ebenso wichtig ist die Frage, was sie nicht übernimmt. Eine Unterstützung für Rechnungsabläufe ersetzt keine Buchhaltung oder steuerliche Prüfung. Ein Buddy für die Blogplanung ist keine vollständige Marketingabteilung. Und ein Werkzeug für Produktinformationen entscheidet nicht selbst, welche rechtlichen Angaben dein Shop benötigt.

2. Die Voraussetzungen passen zu deinem Alltag

Prüfe vor der Auswahl, was du für die Nutzung benötigst. Dazu gehören je nach Aufgabe der passende ChatGPT-Tarif, Dateien, Programme, Verbindungen und Zugriffsrechte. Ein Prompt stellt solche Verbindungen, Berechtigungen oder Automatisierungen nicht selbst her.

3. Die Ergebnisse bleiben nachvollziehbar

Eine gute KI-Hilfe sollte nicht nur irgendeine Antwort erzeugen. Du solltest die Ausgangsinformationen und Schritte nachvollziehen können und wissen, was du noch prüfen musst. Ein überzeugender Klang allein genügt bei geschäftlichen Aufgaben nicht.

Wie meine Buddys konkrete Aufgaben unterstützen

Meine Buddys sind für klar umrissene Aufgaben mit ChatGPT gedacht. Sie bestehen – abhängig vom jeweiligen Produkt und der Variante – aus vorbereiteten Prompts, Anleitungen und nachvollziehbaren Arbeitsabläufen.

Der Rechnungs-Buddy unterstützt dich – je nach Variante – dabei, Belege in Gmail zu finden, sinnvoll zu benennen und geordnet in Google Drive abzulegen. Er führt dich durch die einzelnen Schritte und hilft dir, daraus einen wiederholbaren Ablauf zu machen. Deine Prüfung sowie eine fachliche Buchhaltungs- oder Steuerberatung ersetzt er nicht.

Mit dem Blog-Buddy für die Entwicklung passender Blogideen sammelst und ordnest du Themen, die zu deinem Blog, deiner Zielgruppe und deinem Unternehmen passen. So entsteht nicht einfach eine lange Liste zufälliger Überschriften, sondern eine nachvollziehbare Ideensammlung, mit der du weiterarbeiten kannst.

Der WooCommerce-Produkt-Buddy ist noch in Planung. Er soll dich später dabei unterstützen, vorhandene Produktinformationen zu sammeln, zu ordnen und daraus eine klare Grundlage für deine Produktseiten zu erstellen – zum Beispiel aus Angaben zu Nutzen, Inhalt, Voraussetzungen und Bereitstellung. Er wird keine fehlenden Produktdaten oder rechtlichen Angaben erfinden und nichts selbstständig in deinem Shop veröffentlichen. Die aktuellen Varianten und ihre jeweiligen Voraussetzungen findest du gesammelt in meiner Übersicht der ChatGPT-Buddys für Selbstständige und Coaches.

Es braucht MI, damit KI perfekt arbeiten kann

Ich bringe meine Erfahrung mit WordPress, Texten, SEO und KI ein, entwickle die Abläufe und teste, ob sie in der Praxis funktionieren. Du bringst dein Businesswissen mit und entscheidest, welche Informationen stimmen, was zu dir passt und was du tatsächlich verwenden möchtest.

Genau das meine ich mit meinem Claim: „Es braucht MI, damit KI perfekt arbeiten kann.“ MI steht für menschliche Intelligenz. Sie gibt der KI Richtung, Kontext und Kontrolle.

Kontext verstehen: Welche Aufgabe soll gelöst werden und welche Besonderheiten gibt es?
Passende Fragen stellen: Welche Informationen fehlen, bevor ein sinnvolles Ergebnis entstehen kann?
Abläufe testen: Funktionieren die einzelnen Schritte unter den tatsächlichen Bedingungen?
Ergebnisse prüfen: Hat ChatGPT etwas missverstanden, ausgelassen oder ohne Grundlage ergänzt?
Entscheidungen treffen: Welche Angaben stimmen, welche Formulierung passt und was wird wirklich verwendet?

KI kann dich bei dieser Arbeit unterstützen. Ihre Ergebnisse können trotzdem fehlerhaft, unvollständig oder für deinen konkreten Fall ungeeignet sein. Prüfe wichtige Inhalte deshalb vor der Verwendung selbst.

Auch eine tragfähige digitale Sichtbarkeit entsteht nicht durch ein einzelnes Werkzeug, sondern durch ein Selbstmarketing-System, dessen Schritte sinnvoll zusammenspielen.

Eine kurze Übung für deinen Arbeitsalltag

Wenn du herausfinden möchtest, wo KI im Business für dich sinnvoll sein könnte, nimm dir eine wiederkehrende Aufgabe vor und beantworte drei Punkte.

1. Benenne die Aufgabe

Schreibe einen Satz, der mit „Ich möchte …“ beginnt. Zum Beispiel: „Ich möchte meine gesammelten Blogideen ordnen und daraus die nächsten Beiträge auswählen.“

2. Sammle die benötigten Informationen

Notiere, welche Angaben, Dateien oder Zugänge für die Aufgabe notwendig sind. Prüfe dabei auch, welche Informationen vertraulich sind und ob du sie in das verwendete KI-System eingeben darfst.

3. Beschreibe das gewünschte Ergebnis

Lege fest, was am Ende vorliegen soll und woran du erkennst, dass es brauchbar ist. Ergänze, welche Punkte du vor der Verwendung selbst prüfen musst.

Mach dir ChatGPT zunutze und erstelle deinen Workflow

Du musst nicht sofort deinen gesamten Betrieb mit KI neu organisieren. Beginne mit einer klaren, wiederkehrenden Aufgabe. Prüfe, was du erreichen möchtest, welche Voraussetzungen bestehen und wie du die Ergebnisse kontrollieren kannst. Dann wird aus dem allgemeinen Wunsch, „mehr mit KI zu machen“, ein überschaubarer Arbeitsschritt.
Und vergiss nicht: Die KI ist nur so gut, wie die MI dahinter kontrolliert und perfektioniert.

Wenn du sehen möchtest, welche konkreten Aufgaben meine Buddys unterstützen, kannst du in Ruhe die Buddy-Übersicht mit den verfügbaren Varianten vergleichen.

Häufige Fragen zu KI im Business

Womit beginne ich beim Einsatz von KI im Business?

Beginne mit einer klar abgegrenzten, wiederkehrenden Aufgabe. Benenne anschließend die nötigen Informationen, das gewünschte Ergebnis und die Punkte, die du selbst prüfen musst.

Welche Aufgaben eignen sich für einen KI-Buddy?

Geeignet sind konkrete Aufgaben, die sich in nachvollziehbare Schritte gliedern lassen. Dazu können zum Beispiel das Strukturieren von Blogideen, das Vorbereiten von Produktinformationen oder ein kontrollierter Rechnungsablauf gehören.

Ersetzt ein KI-Buddy meine eigene Prüfung oder eine Fachberatung?

Nein. KI-Ergebnisse können fehlerhaft, unvollständig oder für deinen Einzelfall ungeeignet sein. Du musst sie selbst prüfen; eine Rechts-, Steuer-, Finanz- oder andere fachliche Beratung wird nicht ersetzt.

Brauche ich für jeden Buddy ChatGPT Plus?

Die technischen Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Produkt und Variante. Prüfe deshalb vor der Auswahl immer die aktuelle Produktbeschreibung und die dort genannten Anforderungen.

Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von KI erstellt und sorgfältig durch menschliche Expertise überarbeitet. KI-generierte Inhalte können Fehler enthalten; prüfe wichtige Informationen vor ihrer Verwendung.